Las personas naturales y jurídicas que tengan el objetivo de firmar contratos con entidades del Estado, deben contar con el Registro Único de Proponentes. Este es un servicio registral que cuenta con una base de datos en la que deben estar todos los contratistas estatales.
¿Necesitas el RUP? ¿Te preguntas cómo puedes registrarte en esta base de datos? Si las respuestas a estas preguntas han sido afirmativas, continúa leyendo este artículo, lee las respuestas y conoce un poco más sobre el registro de proponentes.
¿Qué es el Registro Único de Proponentes?
El Registro Único de Proponentes es el que habilita a personas tanto naturales como jurídicas para que celebren contratos con las entidades del Estado. Las empresas que se registren deben ser colombianas. En caso de que sean extranjeras deben estar domiciliadas en el país o tener al menos una sucursal en Colombia.
Las siglas que identifican al registro en el que nos enfocamos en este artículo son: RUP. Cuando se completa el proceso de registro y te encuentras en la base de datos de este registro, estás entre los mayores proveedores del país.
En el registro está la información que proporcionan las entidades estatales mensualmente, esta se relaciona con los contratos que se adjudicaron a los proponentes. Además, se registran los contratos que se están ejecutando y las sanciones y multas que tenga cada empresa registrada.
Ley y decretos que regulan el Registro Único de Proponentes
La Ley 1150 de 2007, el Decreto 19 de 2012 y el Decreto 1082 de 2015. En la ley y decretos mencionados se establecen normas que reglamentan las funciones de las Cámaras de Comercio. Además, tratan los siguientes procesos relacionados con el Registro Único de Proponentes:
- Inscripción.
- Renovación.
- Actualización.
En la Ley 1150 de 2017 también se especifica quiénes deben inscribirse en el RUP.
¿Para qué sirve el RUP?
El objetivo de este registro es identificar a todas las empresas o personas naturales que están calificadas para hacer contratos con el Estado. ¿Cómo se comprueba que las compañías están calificadas para esto? Se tiene en cuenta la información relacionada con los siguientes aspectos del proponente:
- Experiencia.
- Capacidad jurídica.
- Capacidad financiera.
- Capacidad de organización.
¿Qué trámites se hacen con el RUP?
Los trámites que están relacionados con el Registro Único de Proponentes son los siguientes:
- Inscripción: además de hacerla quienes sean nuevos proponentes, las personas naturales y jurídicas que no cumplan con la renovación en el tiempo establecido deben inscribirse nuevamente en el RUP.
- Renovación: con ella se prorroga la vigencia de la inscripción y los efectos de esta. ¿Qué pasa si la renovación no se realiza en las fechas establecidas? Los efectos de la inscripción cesan y el proponente debe inscribirse de nuevo.
- Actualización: este trámite corresponde al proceso en el que se modifica cualquier dato correspondiente a la experiencia y la capacidad jurídica. Los proponentes no pueden modificar datos financieros reportados al inscribirse o hacer la renovación. La excepción a lo anterior es cuando se trata de empresas extranjeras.
- Cancelación: este proceso es realizado cuando el proponente no desea seguir con el RUP.
Requisitos para tramitar el RUP
Lo primero que tienes que hacer para inscribirte en el RUP es diligenciar y firmar el formulario. Este requisito lo completas mediante el aplicativo y en la Cámara de Comercio que corresponda al domicilio en el que se ubica el proponente pueden facilitar el formulario correspondiente. Además, lo puedes descargar desde la web oficial de la Cámara de Comercio.
Cuando diligencies el formulario, imprímelo y adjunta los documentos que demuestren que cumples con los aspectos mencionados antes, son:
Experiencia
Para demostrarla, usa los documentos de los contratos que has ejecutado, consorcios, uniones temporales o sociedades en las que hayas participado. En caso de que seas una persona jurídica con menos de 3 años de experiencia, es decir, desde que la empresa fue constituida, ¿qué documento puedes utilizar?
Lo que se aprueba es que el proponente jurídico con menos de 3 años de constituidos acredite la experiencia de sus accionistas o socios.
Capacidad jurídica, financiera y de organización
En cuanto a la capacidad jurídica, se requiere demostrar que el proponente es capaz de contraer obligaciones y adquirir derechos. Por otro lado, la capacidad financiera se demuestra a través de documentos que reflejan la fortaleza financiera de la persona natural o jurídica interesada en registrarse en el RUP.
Por último, para reflejar la capacidad técnica, necesitas mostrar el rendimiento de tus inversiones y el uso eficiente de tus activos.
¿Cómo inscribirte en el RUP Registro Único de Proponentes?
El proceso para inscribirte en el RUP está compuesto por pocos pasos y es más sencillo de lo que muchos piensan. Los pasos que debes seguir son estos:
- Paga el derecho de inscripción en la taquilla de la Cámara de Comercio del municipio donde esté ubicada la empresa o resida el proponente natural.
- Cuando hagas el pago, se te entregará una factura en la que estará el radicado, con este podrás consultar el estado del trámite.
- Una vez que termine el procedimiento de registro, te será posible pedir el certificado en la sede de la Cámara de Comercio.
Es importante que sepas que los datos del certificado quedan firmes hasta 10 días hábiles después del día en que se completa la inscripción. Mientras transcurre este período, el certificado del Registro Único de Proponentes contiene la información que se registró antes y que se reportó recientemente.
Cuando los días hábiles se cumplen, la información que contiene el certificado es la que se reportó recientemente.
¿Dónde se realiza la inscripción al RUP?
Como mencionamos antes, el registro se hace en la Cámara de Comercio cuya jurisdicción abarque el domicilio de la persona natural o jurídica. Nos gustaría que tuvieras en cuenta algunos puntos sobre la sede de la Cámara en la que se puede hacer la inscripción.
Cuando el proponente natural tiene más de un domicilio, la inscripción se hace en la Cámara de Comercio que corresponda al municipio donde está su sede principal. Por otro lado, si la persona natural se inscribió como comerciante en el Registro Mercantil de alguna cámara, su asiento principal es donde tiene jurisdicción la Cámara en la que se matriculó.
Por último, si la persona jurídica es extranjera y tiene una sucursal en el país, ¿en qué Cámara de Comercio se debe hacer la inscripción? En la que tiene jurisdicción en el lugar en donde está inscrita la sede de la empresa extranjera.
Pasos para renovar el RUP
La renovación del Registro Único de Proponentes se debe hacer el 1ero de enero y el quinto día hábil de abril, este trámite se completa cada año. Los pasos a seguir para renovar el RUP son los descritos a continuación:
- Ingresa a la página web del RUP que corresponda a la Cámara de Comercio en la que hiciste la inscripción.
- Accede con el usuario y la contraseña que te asignaron al momento de registrarte.
- Ingresa a la opción “Renovar” o la que tenga un título que revele que es la adecuada para hacer este trámite.
- Revisa los datos de tu inscripción o de la última renovación que realizaste, actualizalos y adjunta la información basada en documentos que soporten los datos actualizados.
- Anexa todos los documentos que se requieran, firma y haz el pago de manera virtual y en la taquilla de la Cámara de Comercio correspondiente.
Ten en cuenta que toda la información y documentos que diligencies deben corresponder al año anterior. Además, tiene que estar inscrita en el ESAL o Registro Mercantil.
Ahora sabes inscribirte en el RUP y renovarlo en las fechas que especificamos antes. Si realizas estos procesos, podrás establecer contratos con entidades estatales.
