Si has creado una ESAL, es primordial que conozcas el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro. Este te permitirá operar en Colombia de forma legal y cumplir con los objetivos que te hayas planteado al fundar la entidad.
Entre las preguntas que se aclararán en este artículo está que es una ESAL, qué es el registro y cómo inscribirse en él. Dedica unos minutos a leer este artículo y entender qué es lo que tienes que hacer para iniciar las actividades de la entidad sin ánimo de lucro.
Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro ¿Qué es una ESAL?
Para hablar sobre el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro, debemos saber qué es este tipo de entidad. Lo primero a saber es que esta se identifica con las siglas ESAL y consiste en una persona jurídica que se ha creado por la voluntad de una asociación o por la unión de varias personas.
Si la entidad es creada mediante la unión de varias personas, ten en cuenta que estas pueden ser naturales y/o jurídicas. Como su nombre lo revela, una entidad sin fin de lucro tiene el objetivo de beneficiar a terceros o a una comunidad en general. Lo anterior lo hace sin esperar algo a cambio.
Las actividades que llevan a cabo las entidades sin ánimo de lucro no son de carácter mercantil.
Constitución de una entidad sin ánimo de lucro
Para constituir una ESAL, se pueden utilizar alguno de los documentos que describimos a continuación:
Acta de constitución y estatutos
En este caso se hace una reunión en la que los asociados decidan constituir o reconstituir una entidad sin fines de lucro. Cuando toman esta decisión, se debe crear un acta de constitución que contenga los estatutos que regirán a la entidad.
El acta de constitución es firmada por el presidente y el secretario de la reunión en la que se constituyó la entidad. Las firmas del acta tienen que reconocerse ante el notario, juez o secretario de la Cámara de Comercio en la que se radique el documento.
Documento privado
Algunos constituyentes de ESAL o sus apoderados deciden crear la entidad a través de un documento privado. Al igual que en el acta de constitución, este debe tener los estatutos, debe ser firmado y reconocido ante las mismas personas que se especificaron en el subtítulo anterior.
Escritura pública
El proceso de constitución con este documento se lleva a cabo en una Notaría, los que deben comparecer son los fundadores o los asociados de la entidad. Esto lo pueden hacer presencialmente o dando un poder a los apoderados.
¿Qué debe contener el documento de constitución de una ESAL?
Independientemente de qué documento de constitución se decida utilizar, se requiere que este contenga ciertos datos. Entre ellos está el nombre, dirección y documento de identidad de cada persona que actúe como otorgante o constituyente. Cabe aclarar que no es obligatorio que las direcciones de los constituyentes sean iguales a la de la ESAL.
Algunos de los demás datos que debe contener el documento de constitución de la entidad son:
- Nombre de la Entidad Sin Ánimo de Lucro.
- Tipo de persona jurídica de la ESAL, por ejemplo, cooperativa, fundación u otra.
- Dirección de la entidad.
- Patrimonio y manera en la que los constituyentes realizan los aportes.
- Forma de administración indicando las facultades y atribuciones del representante legal de la entidad o de quien esté encargado de la administración.
- Periodicidad de las reuniones o razones por las que se podrá convocar una reunión extraordinaria.
¿Qué es el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro?
Es un proceso que debes realizar en la Cámara de Comercio que tenga jurisdicción en la zona en la que está ubicada la ESAL. Con él se hace pública la situación de las personas jurídicas que han creado una entidad sin fines de lucro.
Entre las entidades que tienen la obligación de hacer el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro están las siguientes:
- Asociaciones, instituciones de utilidad común, fundaciones, corporaciones y clubes sociales.
- Asociaciones de economía solidaria constituidas por educadores y padres de familia.
- Entidades investigativas, culturales, tecnológicas y científicas.
- Fondos de Empleados, asociaciones mutuales, entidades ambientalistas y empresas de servicios en formas de administraciones públicas cooperativas.
Requisitos para realizar el registro de entidades sin ánimo de lucro
Antes de dirigirte a la Cámara de Comercio correspondiente para realizar la inscripción al registro, debes reunir una serie de documentos, a continuación, los especificamos:
- Acta de constitución de la Entidad Sin Ánimo de Lucro: recuerda que debe estar firmada por el presidente y el secretario de la reunión en la que se constituyó la entidad. Además, tiene que estar acompañada por una lista de los nombres y firmas de los asociados.
- Estatutos de la entidad: en ellos se incluye el documento impreso de la consulta del nombre de la sociedad, el Pre-RUT, la fotocopia del documento de identidad del representante legal, principal, suplente y miembros de la junta directiva de la ESAL.
- Hacer los pagos correspondientes: para realizar el procedimiento, es necesario que pagues el impuesto de registro, la estampilla pro-desarrollo y los derechos de inscripción. Los montos a pagar varían según el patrimonio de la entidad.
¿Cómo inscribirte en el registro de ESAL?
Como mencionamos, el trámite debe realizarse en la Cámara de Comercio cuya jurisdicción sea válida en la zona en la que se ubica la ESAL. Cuando reúnas los requisitos especificados antes, dirígete a la Cámara e informa que deseas hacer el registro de la entidad.
Cuando entregues los documentos, se llevarán a cabo los siguientes procesos:
- La Cámara de Comercio verifica que cumplas con todos los requisitos legales.
- Si superas la verificación, se procede con el registro de la entidad sin fines de lucro.
Mientras se completan estos pasos puedes hacer la solicitud del certificado de existencia y representación legal.
¿Qué hacer después de registrar la entidad?
Cuando se complete la inscripción al Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro, esta debe inscribir los libros de actas que exige la ley. Además, es necesario que entregue el certificado de representación y existencia legal junto con la copia del acta de constitución y los estatutos.
La entrega de los documentos mencionados en el párrafo anterior se realiza en la entidad encargada de inspeccionar, vigilar y controlar las ESAL. También se deben hacer los trámites de seguridad industrial y laboral.
Por último, si la ESAL necesita una licencia ambiental, tiene que hacer la solicitud en el DAMA o Departamento Administrativo del Medio Ambiente.
Renovación de una Entidad Sin Ánimo de Lucro
Todas las entidades sin ánimo de lucro deben renovar sus inscripciones en el registro. Para esto, requieren de la información financiera actualizada de la ESAL y el código CIIU. En cuanto a dónde hacer la renovación, la Cámara de Comercio te lo indicará al momento de inscribir la entidad.
Las Cámaras de Comercio cuentan con sitios de internet, en los que las entidades pueden registrarse. Lo más probable es que puedas hacer la renovación virtualmente en la plataforma que corresponda a la Cámara de Comercio en la que inscribiste la ESAL.
Ahora sabes cómo proceder si eres el representante legal de una Entidad Sin Ánimo de Lucro. Para concluir este artículo, te dejamos una conclusión en la que mencionamos otros puntos importantes:
Recordatorios para las Entidades sin Ánimo de Lucro
- Antes de inscribir la ESAL al registro e incluso antes de constituirla, puedes solicitar una asesoría gratuita en la Cámara de Comercio más cercana para aclarar todas tus dudas.
- Si la entidad es propietaria de establecimientos de comercio, solicita la matrícula de estos.
- Los trámites de seguridad laboral e industrial se hacen ante las Entidades Promotoras de Salud, las Cajas de Compensación Familiar, el Ministerio de Trabajo y el Ministerio de Salud.
