El RUNEOL o Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza está dirigido a entidades de descuento directo u operadores de libranza. Uno de los requisitos para que funcionen legalmente es que estén inscritas en este registro, así que, si acabas de crear una empresa de este tipo, no tardes mucho en hacer la inscripción.
¿Cómo realizar la inscripción? ¿Qué documentos debes tener para realizar este trámite? En este artículo nos encargaremos de aclarar estas y otras dudas igual de relevantes.
¿Qué es el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza?
Las siglas RUNEOL corresponden a “Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza”. Este consiste en una anotación de forma electrónica realizada por la Cámara de Comercio a través de internet. El objetivo de este registro es dar publicidad a las empresas operadoras de libranza o de descuento directo.
Para poder inscribirse en este registro, es necesario que las empresas cumplan los requisitos establecidos por las leyes colombianas. Cuando un empleador o entidad pagadora celebra un contrato con una entidad de libranza o un descuento directo por nómina, es su obligación verificar que la empresa esté en el RUNEOL.
En este registro no se inscriben personas naturales debido a imperativo legal. Ahora, ¿Quiénes pueden ser operadoras de libranza? Para responder esta pregunta, debemos tener en cuenta la Ley 1527 de 2012, específicamente el Literal C del artículo 2. Según este, las entidades operadoras de libranza son:
- Personas jurídicas o patrimonios autónomos con contratos de fiducia mercantil.
- Personas jurídicas que estén organizadas como entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia.
- Asociaciones de personal o de pensionados que cuenten con asignación de retiro de Fuerza Pública.
- Clubes sociales de agentes de la Fuerza Pública, de oficiales y suboficiales.
Normas vigentes del Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza
- Decreto 1840 de 2015: se reglamenta el RUNEOL.
- Decreto 1008 de 2020: reglamenta la Ley 1902 de 2018 y modifica los capítulos 49 y 54 del título 2 de la parle 2 del Libro 2 del Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, número 1074 de 2015.
- Ley 1527 de 2012 y Ley 1902 de 2018: en ella está establecido el marco legal para descuento directo y libranza y otras disposiciones.
- Ley 1753 de 2015: expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014 — 2018 y delega el RUNEOL a las Cámaras de Comercio.
- Resolución 65145 de 2015: aprueba el formulario del RUNEOL mediante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Resolución 3440 de 2015: fija los montos de contraprestación que deben sufragarse por concepto del RUNEOL.
Trámites relacionados con el RUNEOL
El principal trámite relacionado con este registro es la inscripción, en ella se facilita información que debe ser verificada por la Cámara de Comercio correspondiente. Si los datos son aceptados, se asigna un Número Único de Reconocimiento.
Una vez que te registres, podrás realizar los siguientes trámites:
- Modificación: en este proceso llenas un formulario que te permite modificar la información de la entidad suministrada al momento de realizar la inscripción.
- Renovación: todos los años, desde el 1ero de enero hasta el 31 de marzo, las entidades deben renovar su RUNEOL.
- Cancelación: si necesitas cancelar tu registro como entidad operadora de libranza, puedes hacerlo en línea desde el sitio internet de RUNEOL.
Requisitos para inscribirse en el RUNEOL
El trámite de inscripción se hace de forma virtual, cuando lo comiences, tienes que diligenciar un formulario electrónico. En él deberás adjuntar documentos que soporten la información que suministras y que cumplan con lo que establece la normativa vigente.
Para completar el procedimiento con éxito, debes hacer un pago por la inscripción. La cantidad a cancelar es equivalente al 5.24 % del salario mínimo mensual vigente, esta tarifa también aplica para renovaciones.
Requisitos para patrimonios autónomos
Si la entidad que se inscribirá en el RUNEOL es un patrimonio autónomo, requiere de lo siguiente:
- Certificado de Existencia y Representación Legal (copia).
- Certificación del representante legal de la fiduciaria o sociedad administradora.
- En caso de que la entidad a registrarse esté inscrita en el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro o en el Registro Mercantil por su naturaleza jurídica, debe estar al día con la renovación del registro o de la matrícula mercantil.
No importa qué tipo de entidad operadora de libranza seas, asegúrate de que los documentos que envíes a la Cámara de Comercio por la inscripción tengan la vigencia adecuada. Esta no debe superar los 30 días calendarios.
Paso a paso para inscribirse en el RUNEOL
Como aclaramos antes, el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza se hace a través de internet. El RUNEOL tiene una página web propia a la que debes acceder para aplicar los siguientes pasos:
- En la parte superior de la página hay un menú cuya primera opción es “Registrarse”, haz clic en ella.
- Lo primero que debes especificar es la ubicación de la entidad a registrar, para esto, especifica el departamento y la ciudad.
- Cuando incluyas la dirección, aparecerán los datos de la Cámara de Comercio más cercana.
- Si ya hiciste el pago, presiona el botón “Realizar Registro”.
- En las siguientes secciones deberás facilitar información sobre la entidad y de la persona que está haciendo la inscripción.
Recuerda que debes tener a mano todos los documentos que avalen la información que ingreses en el formulario de inscripción.
Información mínima obligatoria que contiene el formulario electrónico
Conocer la información que se solicita en el formulario, te permitirá tener todos los datos a mano y, de esa forma, completar la inscripción en menor tiempo y con eficiencia. Entre la información que debes facilitar cuando estés haciendo el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza se encuentra la siguiente:
- Razón social o nombre de la entidad operadora de libranza.
- NIT.
- Domicilio principal.
- Correo electrónico para notificación administrativa y judicial y número telefónico.
- Datos del representante legal de la entidad, incluyendo su nombre y documento de identidad.
Las sociedades comerciales cuya vigilancia esté a cargo de la Superintendencia de Sociedades y las entidades de economía solidaria, requieren de:
- Nombres completos y documentos de identidad de los miembros del departamento de riesgo financiero.
- En caso de que la sociedad no cuente con el departamento mencionado en el punto anterior, es válido incluir los mismos datos especificados antes, pero centrados en el área de riesgo de crédito.
¿Cómo hacer la renovación del registro de entidades operadoras de libranza?
El proceso también se realiza virtualmente mediante el sitio de internet del Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza. Recuerda que debes hacerlo entre el 1ero de enero y el 31 de marzo de todos los años. Los pasos a seguir son estos:
- Cuando estés en la página web del RUNEOL, ubícate en la barra superior de opciones y selecciona “Renovar”.
- Al igual que al hacer la inscripción, ingresa la ubicación de la entidad cuyo registro tiene que ser renovado.
- En la pantalla aparecerá un mensaje en el que se te informará sobre el pago que debes hacer. Si ya has cancelado la cantidad correspondiente, haz clic en “Realizar Registro”.
- Para renovar, debes ingresar el NIT de la entidad (sin dígito de verificación), el correo principal y el Número Único de Reconocimiento.
- Presiona “Consultar” y, luego, sigue los pasos que te indique la plataforma.
¿Qué ocurre si no haces la renovación en el plazo adecuado?
Los efectos del registro cesarán, igual que la solidaridad que demuestre la entidad pagadora y el empleador en pagos o descuentos. Para corregir esta situación, se debe hacer una nueva inscripción para que el Código de Comercio otorgue nuevamente un Número Único de Reconocimiento.
Por último, te sugerimos mantenerte al día con la renovación del RUNEOL, así evitarás lo que describimos en el párrafo anterior.
